DAWN Ontario
ACCESS Checklist

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Why an "ACCESS" Checklist?

When you make your event "accessible" you make it possible for everyone to participate with ease in any part of your programme.

Coordinating any event can be time-consuming and challenging. To make things a little easier for you, the DisAbled Women's Network (D.A.W.N.) Ontario has created some guidelines in the form of a "checklist".

The Access Checklist is available in alternate formats from DAWN Ontario. Below is an abridged version of the Access Checklist that has been amended to include recommendation for fragrance-free events.

If anyone has any recommendations on how the Access Checklist can be improved, your comments/suggestions would be most appreciated; please email feedback to dawnontario@sympatico.ca

1. BUDGETING FOR ACCESS

• Services are available in alternate formats (e.g. Braille, sign language, large print)
  
• Services are accessible in alternate formats (e.g. on an Accessible website, telephone device for deaf)
  
  

2. LOCATION

Location has "safe" and "accessible" entry and elevator.

Check:

• Ramp (The best gradient is 1:20; this means for each 20 cms there is 1 cm increase in height. A steeper gradient of 1:12 is acceptable. The ramp should have a non-slip surface, be well lit and have handrails)
  
• Wheelchair accessible parking close to the front entrance
  
• Elevators have low buttons and Braille markings
  
• Adapted washrooms with wide door and grab bar
• Public telephones are accessible (coin slot -1.22m above floor level) and has volume control
• Signage is in large font, and contrasting colours

3. TIMING

Scheduled events/ meetings provide ample time for:

Start and end time is adhered to in order to facilitate transportation that has been scheduled

Social events are scheduled to maximize participation and to facilitate preplanning

4. WRITING MATERIALS

Utilize:

5. REGISTRATION FORM

Registration form Includes:

• Request for access needs identification for training (accessibility, alternate formats, etc.)
• Request for allergy identification
• Request for assistive devices preferred· Attendant requirements

6. SEATING ARRANGEMENTS

• Room large enough for wheelchair users
• Accessibility between tables is large enough to facilitate easy wheelchair movement
• No steep slopes
• Reserved seating arranged for participants with visual or hearing impairments
• Table or desk tops are at a suitable height for wheelchair users

7. STAFF

• Are easily identified, available to answer questions, and can guide clients to the correct locations, facilities, and resources available
• Assist with computer access and on-line technologies
• Familiarize clients with visual impairments with their surroundings

8. SPEAKERS/TRAINERS/FACILITATORS

• Have adhered to suggestions for written materials
• Speak using plain language, and avoid jargon and acronyms
• Provide frequent opportunity for physical movement to avoid prolonged sitting
• Keep presentations within scheduled time frames

9. FRAGRENCE FREE POLICY

Request that participants refrain from wearing perfume, cologne and other fragrances, and use unscented personal care products in order to promote a fragrance-free environment at meetings and other public events hosted by the organization.

Adapted from the Access Checklist produced/distributed by DAWN Ontario: DisAbled Women's Network Ontario. Contact Us

Follow this link for the document "Planning for Accessible Meetings & General Guidelines When Serving Anyone with Special Needs"

En Français

L'accessibilité de vos services

La notion d'accessibilité ne tient pas à la seule possibilité d'accéder à vos locaux et services. C'est aussi être conscient du degré d'accessibilité des autres lieux et services dans la collectivité. Si vous voulez que vos services soient accessibles à tous, il faut prendre conscience de leur degré d'accessibilité et de leur convivialité pour toutes les personnes handicapées, quelle que soit leur incapacité physique.

Peut-être y a-t-il des organismes ou des conseillers dans votre collectivité qui peuvent vous aider à évaluer l'accessibilité de vos locaux et de vos services et vous recommander des moyens de l'améliorer s'il y a lieu.

La liste suivante vous aidera à repérer ce qui va et ce qui a besoin d'être amélioré. Elle peut aussi rendre service aux clients qui cherchent une agence ou un service.

Évaluez votre bureau ou votre organisme du point de vue de l'accessibilité des services.

Liste de vérification Ce qui va Ce qu'il faut améliorer
Accessibilité
Les services sont offerts selon des modalités différentes (en braille, en langage par signes, en gros caractères).

Les services sont diffusés de plusieurs façons (sur Internet, par téléscripteur). deaf)

Location

La porte d'entrée est accessible, située en lieu sûr, et il y a un ascenseur. À vérifier :

Rampe d'accès (la pente idéale est 1:20, ce qui veut dire qu'à tous les 20 cm la hauteur augmente de 1 cm. On peut aller jusqu'à une pente de 1:12. La surface doit être antidérapante, pourvue de mains courantes et bien éclairée)
Une place de stationnement pour personnes en fauteuil roulant est ménagée près de l'entrée
Les boutons de l'ascenseur sont surbaissés et marqués d'indications en braille
Il y a des toilettes adaptées, munies de portes larges et de barres d'appui
Les téléphones publics sont accessibles (la fente pour la monnaie est située à 1,22 m au-dessus du sol) et il y a un contrôle de volume
La signalisation est en gros caractères et couleurs contrastantes

Horaire

Les horaires des rencontres ou événements sont fixés de manière à prévoir assez de temps pour ce qui suit :

Réserver le transport adapté aller-retour
Réserver des interprètes (langage par signes et oral)
Le sous-titrage codé des vidéos

Les horaires doivent être respectés scrupuleusement pour faciliter l'usage des transports adaptés.

Les événements à caractère social sont planifiés de manière à maximiser la participation et faciliter la planification préalable.

Imprimés

Penser à utiliser :

des notions simples exprimées en langage courant
de gros caractères
des modes de communication différents (braille, bande sonore)

Formulaire d'inscription

Prévoir des espaces où indiquer ::

ses besoins d'accessibilité (accès à l'immeuble, modes de communication particuliers)
ses allergies
les auxiliaires fonctionnels dont on a besoin
les tâches à confier à un préposé

Aménagement des lieux et disposition des meubles

La pièce doit être assez grande pour qu'un fauteuil roulant puisse y circuler
Les tables et bureaux doivent pouvoir être réglés à la hauteur qui convient à une personne en fauteuil roulant
La disposition des sièges doit convenir aux personnes ayant une déficience visuelle ou auditive
Éviter les pentes abruptes

Le personnel

doit être facilement repérable, disposé à répondre aux questions et à guider les clients vers les lieux, les services et les ressources
doit faciliter l'accès aux ordinateurs et aux technologies de communication en ligne
doit pouvoir aider les clients ayant une déficience visuelle à se familiariser avec les lieux

Les conférenciers/moniteurs/animateurs doivent :

tenir compte des exigences relatives aux imprimés
utiliser un vocabulaire simple, éviter le jargon et les acronymes
prévoir des pauses pour se dégourdir pour éviter les longues séances en position assise
respecter scrupuleusement les horaires

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