|
DAWN
Ontario
Full Checklist
Why an "Access Checklist?" Women with disabilities are an integral part of the women's community. When you make your event "accessible," you make it possible for everyone to participate with ease in any part of your programme. Coordinating an event can be time-consuming and challenging. To make things a little easier for you, we have created some guidelines in the form of a checklist. We hope these can help you make your event accessible for disabled women. We suggest you use a pencil when checking off items. This allows you to use the checklist again.
Use accessibility as a budget line item when you do your financial planning. We suggest you provide enough funds to cover such services as sign language and oral interpretation, attendants, Braille translation and real-time reporting and captioning.
Finding a Location You need to consider safety and accessibility when you choose a location for your event. Choose a building where disabled women will not have to enter through an unsafe entrance such as a rear door. Do not hold your event at a location where a disabled woman would have to use a freight elevator. This is degrading and totally unacceptable. Contact your local DisAbled Women's Network (DAWN) group, or an Independent Living Centre to obtain a copy of the access guide for your city. The guide lists restaurants, community centres, hotels, libraries, theatres and more, that are accessible. Checklist
Making the Location Accessible Sometimes there are things we cannot control but there are actions we can take to make the event accessible to everyone. During meetings, background noise such as fans and piped-in music is a problem for deafened and hard-of-hearing women. For women who are environmentally sensitive, smoking and strong scents make your event inaccessible.
Timing Your Event Women with disabilities need plenty of time to arrange transportation and to prepare for other needs. Some transportation systems need as much as four days' notice. If you schedule your event on short notice, disabled women may not be able to attend. Disabled women who must use specialized transportation systems have to arrange to be picked up at a certain time. If your meetings go over the scheduled time, disabled women will have to leave and miss part of your event. They may also miss out on spontaneous social events. Sign language and oral interpreters, and real-time reporters are in great demand and short supply. They require from two to four weeks notice. This should be the first service you book to ensure accessibility to your event. If you are showing a video, allow yourself at least one week to get it captioned.
Written Materials All your printed materials need to be clearly and simply written. Use access symbols on your publicity materials only if you provide the service. Producing your materials in large print, on cassette tape, and in Braille, makes your event accessible to visually impaired women, women who have low literacy levels, and women with learning disabilities. To find a Braille translator, call a disability group, an Independent Living Centre or the Canadian National Institute for the Blind (CNIB) in your community.
Registration Form Use the registration form to find out what your guests or participants will need. The information that you collect will be your guide to making your event accessible. We suggest that your registration form include all access needs to help you plan and avoid any surprises.
Seating Arrangements
Interpretation Interpretation for deaf, deafened or hard-of hearing women is just as important as interpretation of other languages. Needs will vary for deaf, deafened or hard-of hearing women. Assistive listening systems may work only for some hard-of-hearing women with a T-switch on their hearing aids, while others may need to wear a headset. Some of the services you may provide include sign language and oral interpretation, real-time reporting, FM and infra-red systems. The FM and infra-red systems are amplifying units for people who are hard-or-hearing. Organizers often choose the FM system due to its strong amplification capacity and portability. If your event includes the use of videos or film, these need to be captioned. Film can be either open-captioned or close-captioned. Open-captioned is similar to as sub-titled film with the words shown on the screen. On a close-captioned film, the words are not visible on the screen without a close-captioned decoder. To access a decoder, contact a public library or cable company in your community. These services are in high demand and require advance booking. For any event that is longer than one hour you need to book a minimum of two interpreters. Once you know your participants' needs, book right away.
Volunteers At any event volunteers play an important role. Use volunteers as support persons and guides to answer questions, assist with refreshments and do other tasks. A designated table staffed by volunteers allows them to be found quickly when they are needed. Volunteers who wear an armband or name tag are easily identified. We suggest you provide your volunteers with sensitivity training on disability issues. This will increase their confidence in working with women with disabilities. Call a DAWN group or an Independent Living Centre for consultation and assistance.
Attendants Attendants have both the knowledge and experience of providing personal care for women with disabilities. Duties can include helping with bathing, using the washroom, transferring in and out of a wheelchair and eating. The task of an attendant cannot be filled by an untrained volunteer. As with interpreters, you need to book attendants in advance. Contact an Independent Living Centre for referrals. We suggest you provide a table for attendants.
We suggest you rent a spare wheelchair, and rent a bicycle repair kit and air pump to have on hand. You need to tell your volunteers where these items are located. You can rent a wheelchair from Rent-All Companies or wheelchair companies. If your event is longer than one day, out-of-town participants may need equipment such as bath seats, commode chairs or hoyer lifts.
It is important to stick to scheduled meal times. This helps women who are diabetic, and those who deal with chronic pain and fatigue. Provide bendable straws at all meal times and refreshment breaks for women who need them. Buffet-style meals create problems for large groups. Line-ups can be long and confusing, space can be overcrowded, and some women will not be able to carry their own tray. We suggest you arrange for table service to avoid frustration for participants.
Things to Remember At the Door Meet the participants at the front door. Offer a tour of the site for visually impaired women and other disabled women before the event starts. For Your Speakers Speakers need to be aware that the participants will have different levels of literacy. They need to talk plainly, avoid the use of jargon and large words. Some women with disabilities cannot sit for long periods. At the beginning of any event, speakers can tell participants it is okay to move and walk around.
Signs We suggest you post signs to indicate the location of accessible washrooms, elevators, and any other service. Signs need to be clear and easy to read. Signs are easy to read if you use both lower and upper case. We recommend Times Roman serif; use at least 20 mm high for upper case and 15 mm for lower case. Be sure the colour of the letters contrasts with the background. A good example is black on white.
A Final Comment Some women have disabilities which are not visible. They may have difficulty walking or using stairs. We suggest you never question women who use ramps, special entrances, or elevators that might be reserved for wheelchair users. Make an on-site visit before you book the location. You cannot be totally certain of a location's accessibility with only a phone call. Bring your tape measure and DAWN's "Access Checklist" to personally access the site. For over-night accommodation at a hotel, be sure to check the "accessible" rooms. The bathroom should be equipped with grab bars and have a clear turning space of 1.5 m x 1.5 m. The telephone should be located close to the bed. If possible, have a disabled woman accompany you on the on-site visit. Contact DAWN or an Independent Living Centre (ILC) in your community. If you would like more information, please contact: DAWN Ontario: DisAbled
Women's Network Ontario Tel: 705-494-9078 This checklist
is a work in progress and always in the process of revision
Vous planifiez une conférence ou un événement? N'oubliez pas de les rendre accessibles! Égalité et accessibilité : deux notions indissociables Par le groupe DisAbled Women's Network (DAWN) [Réseau des femmes handicapées], Ontario Les femmes handicapées constituent une partie intégrante de la communauté des femmes. Lorsque vous rendez votre événement " accessible ", vous faites en sorte que toutes les femmes puissent facilement participer à toutes les composantes de votre programme.
Inclure le point accès dans le budget : consacrez un poste budgétaire à l'accès lors de votre planification financière. Nous vous suggérons d'assurer des fonds suffisants pour couvrir les services d'interprétation gestuelle et orale par exemple, de préposées, de traduction en braille ou de sous-titrage en temps réel. Le site et la planification tenant compte du facteur temps Choisir un site : Vous devez considérer la question de la sécurité et de l'accessibilité dans le choix du site où se tiendra votre événement. Choisissez un édifice dans lequel les femmes n'auront pas à pénétrer par une entrée peu sécuritaire, comme une porte arrière. Ne tenez pas votre événement sur un site où une femme handicapée sera obligée d'utiliser un monte-charge, une situation dégradante et tout à fait inacceptable. Contactez le groupe DisAbled Women's Network (DAWN) de votre localité, ou un centre de vie autonome indépendant pour obtenir un exemplaire du guide d'accès pour votre communauté. Le guide contient des listes de restaurants, de centres communautaires, d'hôtels, de bibliothèques, de théâtres et autres établissements accessibles. Aide-mémoire
Rendre le site accessible : Il y a parfois des choses que nous ne pouvons pas contrôler mais il y a des mesures que nous pouvons prendre pour faire en sorte que l'événement soit accessible à toutes. Pendant les rencontres, les bruits de fond et la diffusion de musique causent des problèmes aux femmes sourdes ou malentendantes. La fumée de cigarette ou les parfums forts rendent votre événement inaccessible aux femmes sensibles à l'environnement.
Planifier votre événement en tenant compte du facteur temps : Les femmes handicapées doivent disposer de beaucoup de temps pour réserver à l'avance leur moyen de transport et effectuer les autres préparatifs nécessaires. Certains systèmes de transport peuvent requérir jusqu'à quatre jours de préavis. Si vous planifiez votre événement avec peu d'avis, les femmes handicapées ne pourront peut-être pas participer. Les femmes handicapées qui doivent utiliser les transports adaptés, doivent prendre des mesures pour qu'un véhicule vienne les chercher à une heure précise. Si votre événement se prolonge plus tard que prévu, les femmes handicapées devront partir et seront privées d'une part du contenu de la rencontre. De plus, elles ne pourront participer aux événements sociaux spontanés. Les interprètes gestuelles et orales et les techniciennes de sous-titrage en temps réel sont très en demande et peu nombreuses. Il faut réserver leurs services deux à quatre semaines à l'avance. Ce sont donc les premiers services que vous devez réserver pour assurer l'accessibilité de votre événement. Si vous visionnez une vidéo, prévoyez au moins une semaine pour la faire sous-titrer.
Les documents imprimés : Tous vos documents imprimés doivent être écrits en langage simple et clair. Utilisez les symboles d'accès dans votre matériel publicitaire uniquement si vous offrez ces services. Une documentation imprimée en gros caractères, sur cassette-audio et en braille rendra votre événement accessible aux femmes atteintes d'une déficience visuelle, aux femmes peu scolarisées et aux femmes ayant des difficultés d'apprentissage. Pour trouver une traductrice vers le braille, communiquez avec un groupe uvrant pour la défense des personnes handicapées, un centre de vie autonome indépendant ou l'Institut national canadien pour les aveugles (INCA) de votre région.
Formulaire d'inscription : Utilisez votre formulaire d'inscription pour identifier les besoins de vos invitées ou de vos participantes. L'information que vous recueillerez vous guidera dans vos démarches visant à rendre votre événement accessible. Nous suggérons d'utiliser votre formulaire d'inscription pour identifier tous les besoins concernant l'accès. Vous éviterez ainsi des surprises.
L'événement Le plan de salle : Nous avons choisi une salle ou des salles assez grandes pour accueillir des personnes circulant en fauteuil roulant.
L'interprétariat : L'interprétariat pour les femmes sourdes ou malentendantes est aussi important que l'interprétariat vers d'autres langues. Les besoins varieront pour les femmes sourdes et les femmes malentendantes. Une sonorisation assistée n'aidera que les femmes malentendantes dont l'appareil auditif est muni d'un phonocapteur, alors que les autres doivent porter un casque d'écoute. L'interprétariat gestuel ou oral, le sous-titrage en temps réel, le système de modulation de fréquences et le système infrarouge figurent parmi les services que vous pouvez offrir. Le système de modulation de fréquences et le système infrarouge sont des dispositifs d'amplification pour les personnes malentendantes. Les responsables de l'organisation choisissent souvent le système de modulation de fréquences en raison de sa forte capacité d'amplification et de sa portabilité. Si vous présentez des vidéos ou des films dans le cadre de votre événement, assurez-vous qu'ils soient sous-titrés. Les films peuvent contenir des sous-titres non codés ou codés. Les sous-titres non codés sont semblables aux sous-titres grand public, avec des mots affichés à l'écran. Quant aux documents ayant des sous-titres codés, les maux ne sont visibles à l'écran qu'à l'aide d'un décodeur. Pour obtenir un tel appareil, veuillez communiquer avec une bibliothèque municipale ou une entreprise de cablôdistribution de votre localité. Ces services sont en grande demande et nécessitent des réservations anticipées. Pour un événement dont la durée excède une heure, vous devez réserver les services d'au moins deux interprètes. Une fois que vous connaissez les besoins de vos participants, réservez ces services sur le champ.
Les bénévoles
: Les bénévoles jouent un rôle important dans tout événement. Assignez aux bénévoles des tâches de soutien, comme répondre aux questions, servir des rafraîchissements et autres. La présence d'une table d'information, où les services des bénévoles sont offerts, permet de dispenser de l'aide de façon rapide. Les bénévoles qui portent un brassard ou un insigne un porte-nom peuvent être facilement identifiées. Nous vous suggérons d'offrir à vos bénévoles une séance de sensibilisation sur la réalité des personnes handicapées. Cette formation leur permettra d'acquérir une confiance en elles-mêmes dans leur travail auprès des femmes handicapées. Appelez un groupe DAWN ou un centre de vie autonome pour obtenir une consultation ou de l'assistance.
Les préposées : Les préposées possèdent les connaissances et l'expérience nécessaires pour dispenser les soins personnels dont les femmes handicapées ont besoin. Les tâches incluent des services comme l'aide au bain, à l'utilisation des toilettes et à l'alimentation, et le transfert hors du ou dans un fauteuil roulant. Nous suggérons la mise sur pied d'une table où les services des préposées sont offerts.
L'équipement : Nous vous suggérons de louer un fauteuil roulant supplémentaire, ainsi qu'une trousse de réparation pour bicyclette et une pompe à air. Vous devez informer vos bénévoles du lieu où ce matériel est rangé. Vous pouvez louer un fauteuil roulant auprès d'une entreprise de location d'équipements divers ou d'une entreprise de fauteuils roulants. Si votre événement dure plus d'une journée, les participantes venant de l'extérieur peuvent avoir besoin d'équipements tels qu'un siège de baignoire, un siège percé ou un lève-personne Hoyer.
Les repas et les rafraîchissements : Vous devez adhérer à l'horaire de repas établi. Cette pratique assure le bien-être des femmes qui souffrent du diabète ou qui sont atteintes de douleurs et de fatigue chroniques. Veuillez à ce que des pailles pliables soient disponibles à tous les repas et à ce qu'il y ait des pauses-rafraîchissements pour les femmes qui en ont besoin. Les repas de type buffet peuvent créer des problèmes pour les groupes importants. Les files d'attente peuvent être longues et prêter à confusion, l'espace peut être surpeuplé et certaines femmes ne peuvent porter leur propre plateau. Nous vous suggérons donc de prévoir un service aux tables pour éviter que vos participantes ne soient sujettes à des frustrations.
À NE PAS OUBLIER À la porte : Accueillez les participantes à la porte principale. Offrez une visite du site aux femmes handicapées visuellement et aux autres femmes handicapées avant que l'événement ne commence. À l'intention de vos conférencières : Les conférencières doivent être conscientes des différents niveaux de scolarité des participantes. Elles doivent s'exprimer simplement et éviter d'utiliser un jargon et des mots compliqués. Certaines femmes handicapées ne peuvent demeurer assises pour de longues périodes. Au début de chaque conférence, les oratrices doivent dire aux participantes qu'elles peuvent bouger et circuler à leur guise sur les lieux.
Panneaux d'indication : Nous vous suggérons de mettre en place des panneaux d'indication pour indiquer où sont les toilettes, les ascenseurs et tout autre service accessibles. Ces panneaux doivent être clairs et faciles à lire. Pour que ces panneaux soient bien lisibles, utilisez des lettres majuscules et minuscules. Nous recommandons l'utilisation de la police Times Roman serif. La taille des majuscules doit être d'au moins 20 mm et celle des minuscules d'au moins 15 mm. Assurez-vous que la couleur des lettres contraste avec la couleur de fond. L'utilisation de lettres noires sur un fond blanc constitue une bonne combinaison.
Un dernier commentaire : Certaines femmes ont des handicaps invisibles. Elles ont peut-être de la difficulté à marcher ou à monter des escaliers. Nous vous suggérons de ne jamais poser de questions aux femmes qui utilisent les rampes d'accès, les entrées spéciales ou les ascenseurs réservés aux utilisatrices de fauteuils roulants. Visitez le site avant de faire une réservation définitive. Vous ne pouvez pas être certaines de l'accessibilité d'un site en vous fiant à une conversation téléphonique. Rendez-vous personnellement sur les lieux et apportez un mètre à ruban et " l'aide-mémoire de l'accessibilité " de DAWN. Pour des séjours à l'hôtel, assurez-vous de vérifier les chambres " accessibles ". La salle de bain doit être équipée de barres d'appui. Ses dimensions doivent permettre une personne en fauteuil roulant de tourner, soit 1,5 m sur 1,5 m. Le téléphone doit être situé près du lit. Si possible, demandez à une femme handicapée de vous accompagner pour visiter les lieux. Contactez DAWN ou un centre de vie autonome de votre localité. Pour plus d'information, veuillez communiquer avec : DAWN Ontario - DisAbled Women's Network Ontario. Site Web : http://dawn.thot.net; téléphone : (705) 494-9078; téléscripteur : (705) 474-7435; courriel : dawnontario@sympatico.ca
Click here to return to index page
|
|||
|
Website
designed & maintained courtesy of Barbara
Anello |
|||