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MS Outlook 2002 : Conseils techniques rapides #21 - 27
21. Décourager les polluposteurs Saviez-vous que Outlook 2002 vous offre le choix d’accepter ou de refuser d’envoyer la réponse demandée par l’expéditeur? Cette fonction vous permet d’indiquer aux polluposteurs potentiels qu’il n’y a « personne à la maison ». S’ils ont l’impression que votre adresse n’est plus valable, ils la retireront de leurs listes. ~~~~~~~
Ce conseil s’applique à toutes les versions de Outlook. Si vous utilisez Outlook pour envoyer du courrier à des services en ligne, tel Microsoft Network ou CompuServe, ou par l’entremise d’un fournisseur de services Internet (FSI) auquel vous accédez par ligne téléphonique, vos messages sont stockés dans la Boîte d’envoi jusqu’à ce que vous choisissiez les options Outils, Envoyer/recevoir, Tous les comptes (ou que vous appuyiez sur F5), ou jusqu’à ce que vous cliquiez sur le bouton Envoyer/recevoir dans la barre d’outils. Vos messages sont ensuite acheminés vers votre service en ligne puis envoyés à votre destinataire.
Ce conseil s’applique à Outlook 2000 et 2002. Vous pouvez insérer une adresse à partir de votre liste de contacts de Outlook dans un document Word, par exemple une invitation à une soirée de vacances, en cliquant sur un seul bouton. Malheureusement, Microsoft n’a pas placé ce bouton sur la barre d’outils de Word et vous devez donc l’ajouter. Pour ajouter le bouton Carnet d’adresses dans la barre d’outils de Word, suivez les étapes ci‑dessous : 1. Ouvrez MS Word et choisissez Outils, Personnaliser, pour ouvrir la boîte de dialogue Personnaliser. 2. Cliquez sur l’onglet Commandes pour afficher la liste des commandes disponibles. 3. Cliquez sur Insérer dans la boîte Catégories pour afficher la liste des commandes Insérer dans la liste des commandes du côté droit de l’écran. 4. Faites défiler l’écran jusqu’aux mots Carnet d’adresses, vers la fin de la boîte de liste de commandes. 5. Traînez l’icône Carnet d’adresses vers le haut dans la barre d’outils de Word. L’icône s’ajoute aux autres icônes de la barre d’outils!
Au fur et à mesure que vous tapez une adresse électronique dans les champs À, Cc ou Cci d’un message, Outlook 2002 produit une liste de noms et d’adresses électroniques qui correspondent aux caractères déjà tapés. Cela vous permet de choisir dans la liste au lieu de continuer à taper. Vous pouvez aussi utiliser la touche DELETE pour supprimer les noms périmés de la liste, comme suit : - Sélectionnez le nom en utilisant les touches avec flèches vers le HAUT ou vers le BAS. - Appuyez sur DELETE Seuls les noms et adresses électroniques auxquels vous avez envoyé des courriels précédemment figureront dans la liste. ~~~~~
Outlook 2002 vous permet d’ajouter des signatures aux réponses et aux transferts. Vous pouvez même choisir une signature pour les nouveaux messages et une autre pour les réponses. Voici comment procéder : - Dans le menu Outils, choisissez Options puis sélectionnez l’onglet Format du courrier. - Sous Signature, choisissez le sous-menu déroulant Signature pour nouveaux messages, puis la signature que vous voulez utiliser. - Choisissez le menu déroulant Signature pour les réponses et les transferts, puis la signature que vous voulez utiliser. - Choisissez OK (ou cliquez sur OK). ~~~~~~~~
Outlook 2002 vous permet d’accéder facilement à votre courrier sur le Web. Voici comment procéder : –
Dans le menu Outils cliquez sur Comptes de messagerie.
Comme la plupart des adjointes administratives, vous avez la permission d’envoyer des demandes de réunion en utilisant le compte de votre supérieure mais, parfois, les réponses retournées se retrouvent dans la boîte de réception de cette dernière. Voici une façon de vous assurer que les réponses aboutiront dans votre propre boîte Vous pouvez accorder à quelqu’un la permission d’envoyer des demandes pour vous en utilisant la fonction Accès délégué, comme suit : - Dans le menu Outils, cliquez sur Options, sélectionnez l’onglet Délégués, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Ensuite, vous pouvez facilement indiquer que les réponses doivent être retournées à la personne déléguée. À cette fin : –
Dans le menu Outils, cliquez sur Options et sélectionnez l’onglet
Délégués. ~~~~~
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